Kongressagentur aus Rhein-Main: Professionelle Tagungs-, Konferenz- und Kongressorganisation
Als Agentur für Kongress-, Konferenz- und Tagungsmanagement sind wir der Architekt Ihrer Veranstaltung. Von der kreativen Idee bis zur handwerklichen Umsetzung.
Als Ihre Kongressagentur organisieren und engagieren wir alle Gewerke und Dienstleistungen, die zum Gelingen einer Tagung, Konferenz oder eines Kongresses nötig sind.
Unsere Arbeit ist dahingehend vergleichbar mit der eines Architekten, der sowohl die Idee, einen Entwurf für ein Haus hat, aber auch die Ausführungsplanung verantwortet und schlussendlich auch die Bauphase begleitet.
Mit unserem Standort Darmstadt mitten im Rhein-Main-Gebiet sind wir an einem Wissenschaftsstandort präsent, an dem nicht nur viele Tagungen und Konferenzen abgehalten werden. Darmstadt ist vielmehr ein idealer Ausgangspunkt für uns, um im ganzen Bundesgebiet erfolgreich tätig zu sein. Für viele Unternehmen und Institutionen sind wir daher auch der kompetente Partner vor Ort, um deutschlandweit Tagungen, Konferenzen und Kongresse zu organisieren.
Professioneller Partner für Kongressmanagement - kompetente Organisation & Umsetzung Ihres nächsten Kongresses, Tagung oder Konferenz
Ein Kongress, eine Tagung oder Konferenz ist nicht nur eine zwei oder drei Tage dauernde Veranstaltung, bei der am laufenden Band Vorträge gehalten werden. Die Vorträge sollten eingebettet sein in ein umschließendes Gesamterlebnis und vor allem begeistern.
Schon vor dem eigentlichen Start gilt es mit der Terminierung, der Suche der passenden Location und Buchung die ersten Hürden zu nehmen.
Vertragsmanagement, Einladungs- und Teilnehmermanagement und Reisemanagement sind einige Elemente, die wir als erfahrene und routinierte Agentur für Live-Kommunikation mit Spezialisierung auf Tagungen, Kongresse und Konferenzen übernehmen.
Das Referentenmanagement mit Reise- und Unterbringungsmanagement und natürlich die Paper-Verwaltung für die Referenten gehören ebenso in diese Kategorie.
Damit Ihre Tagung, Kongress oder Konferenz eine erfolgreiche Veranstaltung wird, bedarf es aber noch vieler anderer Elemente. So ist ein gelungenes und auf das Event abgestimmtes Rahmenprogramm Teil unserer täglichen handwerklichen Arbeit als Kongressagentur.
Für den Tag der Konferenz oder Tagung organisieren wir nicht nur die erforderliche und benötigte Technik, sondern übernehmen auch das gesamte Timing der Veranstaltung. Wir sorgen dafür, dass die Teilnehmer und Referenten in den Tagungspausen Erfrischungen vorfinden, und Dinner serviert wird und dies nicht nur zur geplanten Zeit zur Verfügung steht, sondern genau dann, wenn es gebraucht wird: punktgenau!
Wir übernehmen das Materialmanagement und sorgen dafür, dass jeder Gast seine Konferenz-Mappe mit allen Unterlagen erhält. Wir organisieren die Werbematerialien, Banner und Aufsteller für Ihre Konferenz, die Give-Aways für die Teilnehmer und Referenten.
Als professionelle und erfahrene Agentur für erfolgreiche Kongressorganisation und Tagungsorganisation übernehmen wir das gesamte Management als Ihr gelisteter Partner. Alle Leistungen aus einer Hand – von Menschen, die verstehen, dass Unternehmen individuelle Lösungen und erlebbare Konzepte brauchen.
Als Eventagentur unterstützen wir Sie bei Planung, Konzeption & Umsetzung Ihrer Veranstaltung
Planung ist das halbe Leben – so oder so ähnlich haben wir wahrscheinlich alle schon mal diesen Spruch gehört. Wir können aber sagen, dass es aus unserer Sicht zumindest für die Planung eines großen Events wie einer Tagung oder Konferenz durchaus zutrifft.
Als Agentur für Event-Marketing sind wir Ihre Spezialisten dafür, dass Ihre Konferenz ein Erlebnis wird. Wir transportieren Ihre Begeisterung für ein Thema oder einen Anlass und setzen diese punktgenau um. Wir entwickeln Ideen, die der Leitfaden für das zugrundeliegende Konzept sind.
Wie soll die Stimmung sein? Das klingt jetzt wahrscheinlich etwas abstrakt, aber die Art der Bestuhlung, die Auswahl der Möblierung und das Design der Tagungsmaterialien transportieren die Stimmung, die wir erschaffen wollen. All diese Aspekte sind Teil der Konzeption.
Von der Terminierung der Veranstaltung über die Konzeption, die Planung der einzelnen Projektschritte zu einer sauberen und termingerechten Realisierung kommt es auf viel Erfahrung, Geduld und Durchhaltevermögen an.
Dies alles bringen wir als erfahrene Agentur für Live-Kommunikation mit. Durch unsere mehr als 20-jährige Erfahrung als Organisatoren von Tagungen und Kongressen haben wir Routine und Übung und sind daher Ihr kompetenter und professioneller Partner, der den Kopf behält und sich nicht so leicht aus der Ruhe bringen lässt.
Worum geht es bei Ihrer Tagung?
Bevor wir mit der Planung und Konzeption loslegen, klären wir mit Ihnen, welches Thema oder welchen Anlass Ihre Tagung hat. Wie setzt sich die Zielgruppe zusammen, die Sie erreichen wollen und was können Sie uns über Ihre Zielgruppe schon berichten?
Steht das Thema schon fest, dann können wir nach der Identifizierung der Teilnehmer mit der Planung beginnen und ein Rahmenprogramm konzipieren, das auf das Thema der Tagung abgestimmt ist. Ebenso bestimmt das Thema der Tagung die Auswahl der Referenten und potenziellen Sponsoren.
Sie sehen, wir sind schon voll dabei… Rufen Sie uns doch einfach an und wir planen Ihre nächste Tagung auch für Sie!
Schritt für Schritt zu Ihrem maßgeschneiderten Kongress, Tagung oder Konferenz
Kompetente Beratung
Mit unserer Erfahrung aus über 20 Jahren Eventmarketing beraten wir Sie kompetent, wie Sie mit einer Veranstaltung Ihre Marke und Botschaft am besten erlebbar machen.
Maß-geschneiderte Events
Wir glauben: Ihr Event muss zu Ihnen passen und die Botschaft Ihrer Marke optimal transportieren. Dazu braucht es individuelle Planung – die gibt es bei uns!
Konzeption Ihres Events
Ihr Event findet aus einem bestimmten Grund statt und das soll ideal umgesetzt werden? Dann sind wir Ihre Eventagentur, denn unsere Aufgabe ist es, für Sie das passende Konzept zu entwickeln!
Eventplanung
Wie soll die Veranstaltung ablaufen? Wie viele Programmpunkte gibt es? Wann muss ich meine Gäste einladen? Wie viel Personal muss engagiert werden? Alles gut – wir kümmern uns darum!
Durchführung Ihres Events
Wir übernehmen alles, was zwischen Auf- und Abbau des Events stattfindet. Wir sorgen dafür, dass Ihr Event nicht ins Stocken gerät. Sie wollen eine Evaluation? Machen wir auch!
Welche Veranstaltung planen Sie? Unsere Kongress- & Tagungsagentur unterstützt Sie maßgeschneidert
Egal, ob es sich um eine mehrtägige Konferenz handelt oder ein eintägiges Meeting: Als Kongress- und Tagungsagentur konzipieren und planen wir jede Veranstaltung mit großer Sorgfalt und Liebe zum Detail.
Jede Tagung ist anders, jeder Kongress hat einen anderen Charakter. Wir beraten Sie, was zu Ihrer Veranstaltung passt, wie der Rahmen für Ihre Tagung aussehen sollte und welche essenziellen Dinge Sie für eine erfolgreiche Konferenz benötigen. Wir haben Ihnen einmal verschiedene Veranstaltungen aufgelistet, die wir für Sie über einen oder mehrere Tage planen und durchführen können.
- Kongress
- Tagung
- Symposium
- Meeting
- Seminar
- Wissenschaftliche Konferenz
- Geschäftstagung
- Präsentation
- Jahresauftaktveranstaltungen
- Weiterbildungsveranstaltungen
- Vortragsreihe
- Kolloquium
- Konferenz
- Jahrestagung
- Generalversammlung
Sollte die Veranstaltung, die Sie im Auge haben, nicht dabei sein, dann rufen Sie uns gerne an oder schreiben Sie uns. Wir hören uns gerne an, was Sie vorhaben und schätzen ein, ob wir Ihnen dazu ein guter Partner sein können.
Ideale Kongress-Organisation vom Experten
Wir arbeiten seit mehr als 20 Jahren für Unternehmen, die regelmäßig Kongresse und Konferenzen veranstalten. Daher sagen wir von uns, dass wir Experten sind und über fundiertes Wissen verfügen, mit dem wir Ihren Kongress auf sichere Beine stellen.
Mit G&G Event-Marketing GmbH bekommen sie Planung, Konzeption und Durchführung Ihres Veranstaltungsanlasses von einem erfahrenen, umsichtigen Dienstleister. Wir sind Ihr gelisteter Partner, wenn es um Reisemanagement, Einladungsmanagement, Teilnehmermanagement und Referentenmanagement geht.
Wir geben Ihren Referenten eine deutliche Stimme und Strahlkraft, denn wir organisieren die entsprechende Technik wie Mikrofone und Beamer.
Für ein stimmiges und ganzheitliches Erlebnis Ihres Kongresses erarbeiten wir nicht nur die grundlegende Konzeption. Wir organisieren ebenso das Rahmenprogramm und gestalten und bestellen alle begleitenden Werbematerialien.
Uns ist wichtig, dass wir ein stimmiges und „rundes“ Konzept erarbeiten, damit alle einzelnen Phasen und Teile der Veranstaltung ein Gesamtbild ergeben. Was vielleicht ein wenig esoterisch klingt, meinen wir ganz ernst: Erst wenn ein Event in sich abgestimmt ist, kommt man zu einem ganzheitlichen Erlebnis.
Wir bringen alle Elemente eines gelungenen Kongresses zusammen: Von der ersten Idee über die Planung und Konzeption zur Suche der Location und weitergehenden Planung der Teilaspekte. Vertrauen Sie auf G&G Event-Marketing GmbH als Ihrem Generalunternehmer für Ihren Kongress, Ihre Tagung oder Konferenz!
Technik & Service für Ihre Veranstaltung: Wir wissen worauf Sie achten müssen
Sie alle wissen, dass Sie Mikrofone für Ihre Referenten und Moderatoren brauchen. Aber was kommt noch hinzu? Internetanschlüsse sollten ebenso verfügbar sein wie ein guter Mobilfunk-Empfang. Wie gewähren Sie mehreren hundert Teilnehmern einen schnellen Wifi-Zugang?
Wird ein Referent möglicherweise per Video-Konferenz zugeschaltet werden, wollen Sie Teile des Kongresses als Live-Stream zur Verfügung stellen oder zumindest später verfügbar machen?
Wir kümmern uns kompetent und professionell, dass die von Ihnen benötigte Technik zuverlässig zur Verfügung steht. Wir erstellen die Ausschreibung mit den entsprechenden Anforderungen an die Dienstleister und wählen den passenden Partner für Sie aus.
Teilnehmermanagement: Gästebetreuung von A-Z in besten Händen
Haben wir einmal eine Location für Ihre Tagung oder Konferenz gefunden, dann übernehmen wir selbstverständlich die Vertragsverhandlungen mit der Hotellerie. Wir verhandeln über Abrufkontingente und Festkontingente für die Hotelzimmer – je nachdem, wie es für Ihren Kongress oder Ihre Tagung passt und angebracht ist.
Wir übernehmen das Reisemanagement für Ihre Referenten und die Teilnehmer und sorgen dafür, dass am Anreisetag alle Transfers stehen. Dies organisieren wir natürlich auch für den Abreisetag.
Wir sprechen mit lokalen Dienstleistern über besondere Angebote für Konferenzteilnehmer, zum Beispiel für den ÖPNV und Besuchsprogramme vor und nach der Konferenz. Denn manch ein Teilnehmer nutzt die Chance und bleibt einfach länger und schaut sich eine Stadt oder Region noch ein wenig an.
Ebenso sorgen wir für ein ansprechendes Rahmenprogramm Ihrer Tagung. Damit die Teilnehmer Ihrer Veranstaltung die Gelegenheit nutzen können, sich in den Tagungspausen, bei speziellen „get togethers“ oder einem entsprechenden Abendprogramm zu unterhalten und neue Kontakte zu finden. Dies ist ein wichtiger Grund, warum die Teilnehmer zu einer Konferenz fahren – sie haben die Möglichkeit sich im persönlichen Gespräch mit Kollegen und Spezialisten auszutauschen.
Sponsorenmanagement für Ihr Vorhaben
Als Veranstalter können Sie Sponsoren die Möglichkeit geben, Ihre Stakeholder gezielt anzusprechen und sich zu platzieren.
Als Veranstalter einer Tagung oder Konferenz bieten Sie die ideale Plattform, um mit einer Zielgruppe in persönlichen Kontakt zu treten. Nutzen Sie Ihre Möglichkeit, Sponsoren zuzulassen und ihnen Raum zu gewähren, um im Umfeld der Konferenz für sich zu werben.
Wir beraten Sie, welche Sponsoren zum Thema Ihres Kongresses passen und wie ein geeignetes Sponsoring aussehen könnte. Wir übernehmen das gesamte Sponsorenmanagement: Wir kümmern uns um vertragliche Vereinbarungen mit den Sponsoren und sorgen dafür, dass sich alle an die Absprachen halten. Wir beraten, welche Präsentationsmöglichkeiten es gibt und welche Art sich am besten für den jeweiligen Sponsor eignet. Wir kümmern uns um Werbeaufsteller und Ausstellungsstände, Logopräsentationen und die Möglichkeit, Promotion-Aktionen zu organisieren.
Auch können Sie Sponsoren für die Gestaltung des Rahmenprogramms gewinnen. Fragen Sie uns – wir wissen, wie es geht!
Ideale Kommunikation vor, während & nach Ihrem Kongress, Tagung oder Konferenz
Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg Ihres Kongresses, Ihrer Tagung oder Konferenz. Dabei übernehmen wir die Kommunikation mit den ausgewählten Rednern und Moderatoren und bleiben in Kontakt, sodass wir immer sicher sein können, dass alle Beteiligten auf dem aktuellen Wissensstand sind.
Als Eventagentur, die Tagungen, Meetings, Kongresse und Events organisiert und betreut, übernehmen wir auch die Ankündigung Ihrer Veranstaltung in sozialen Medien, Fachmagazinen und der lokalen Presse. Wir lassen die Welt wissen, dass Sie eine Veranstaltung planen und rühren die Werbetrommel dafür.
Wenn Sie dies wünschen, übernehmen wir auch die Kommunikation mit Medienvertretern, laden diese zu der Veranstaltung ein und weisen auf spezielle Events und Vorträge hin. Am Tag der Veranstaltung selbst übernehmen wir gerne die Betreuung der Pressevertreter und richten ein Pressezentrum ein.
Sind Vortragende engagiert und Besucher registriert, dann benachrichtigen wir die beiden Gruppen über Updates, Neuigkeiten aus dem Umfeld des Tagungs-Themas und das geplante Rahmenprogramm.
Auch nach der Veranstaltung setzt sich die Kommunikation fort: Wollen Sie wissen, was Ihre Teilnehmer von der Veranstaltung an Ideen mit nach Hause nehmen, was sie beeindruckt hat und in Zukunft beeinflussen wird und was den Teilnehmern nicht so gut gefallen hat, dann erfragen wir dies im Anschluss.
Professionelles Kommunikationsmarketing für Ihre Veranstaltung
Für Ihre Tagung oder Ihren Kongress orchestrieren wir alle Elemente des Marketings. Wir stimmen ab, in welcher Art wir Werbung, PR und Öffentlichkeitsarbeit einsetzen und in welchem Umfang wir dies tun. Wir stimmen ab, zu welchem Zeitpunkt welche Maßnahme am sinnvollsten ist und somit die meiste Aufmerksamkeit erzeugen wird.
Durch unsere Erfahrung aus mehr als 20 Jahren erfolgreicher Arbeit am Markt für Eventmarketing kennen wir uns mit wirksamen Werbe- und Kommunikationsmitteln aus, die zu der Veranstaltungsart Ihrer Konferenz passen und das Thema Ihres Kongresses ideal spiegeln.
Unsere Spezialisierung auf das Thema Kongress-, Konferenz- und Tagungsorganisation hat uns die jeweiligen Zielgruppen sehr nahegebracht und daher kennen wir die Bedürfnisse und Ansprüche dieser Gruppe sehr genau. Dies hilft uns, Ihren Kongress zu einem gelungenen Erlebnis für Ihre Gäste zu machen.
Wir wissen auch, dass es immer Early Birds gibt, die wir mit gezielter Ansprache einfangen genauso wie die spontanen und kurzentschlossenen Teilnehmer. Auch diese Gruppe wissen wir von Ihrer Tagung zu überzeugen.
Vertrauen Sie G&G Event-Marketing GmbH für die Organisation Ihrer Konferenz oder Tagung und erfahren Sie, was es heißt, mit Profis zusammen zu arbeiten: auf den Punkt organisiert, kreativ mit frischen Ideen und immer freundlich!
Bewusster tagen –Tagungen, Konferenzen und Kongresse nachhaltig gestalten mit G&G
Sie wollen mit Ihrer Tagung einen möglichst schmalen ökologischen Fußabdruck hinterlassen? Das fängt für uns mit der Auswahl der Tagungsstätte an, zieht sich durch über die Art der Anreise und die Unterbringung der Gäste in Hotels, die auch auf Nachhaltigkeit achten und setzt sich fort mit einer möglichst ressourcenschonenden Durchführung Ihrer Veranstaltung.
Soll die Kommunikation schriftlich erfolgen oder geht auch elektronisch? Unterlagen und Updates versenden wir gerne per E-Mail und verzichten, soweit es geht, auf Ausdrucke. Auch das Ticketing kann auf elektronischem Wege geregelt werden.
Wie kann die Versorgung Ihrer Teilnehmer gestaltet werden, sodass möglichst wenig Müll entsteht? Kann das Give-Away schon während der Tagung so sinnvoll eingesetzt werden, dass der Gedanke einer nachhaltigen Tagung schon gleich umgesetzt wird?
Wir stützen uns auf lokale Dienstleister, um den ökologischen Fußabdruck so gering wie möglich zu halten. Wir checken, wie die Recyclingmöglichkeiten am Ort der Tagung sind und ob und wie diese von den Teilnehmern genutzt werden können.
Haben Sie viele Referenten oder Teilnehmer, die mit dem Flugzeug anreisen, dann können wir Ihnen Ausgleichprojekte für den CO2-Ausstoß empfehlen.
Wenn Sie einen kompetenten Partner für Tagungs- & Kongressmanagement suchen, kontaktieren Sie uns
Wir haben in unserer mehr als 20-jährigen Existenz als Event-Marketing-Agentur schon viele Kongresse, Tagungen und Konferenzen organisiert. Daher haben wir die nötige Routine, die es braucht, eine Tagung von A bis Z zu planen und mit Gelassenheit und Präzision durchzuführen. Lassen Sie sich doch einfach von uns inspirieren und rufen Sie uns an. Gerne stellen wir uns bei Ihnen vor, damit Sie sich ein Bild von uns und unserer Arbeit machen können.